4 desafios da TI com a implementação do trabalho remoto

Por: Johnny Hudaba

Há alguns anos, o trabalho remoto vem ganhando popularidade nas empresas e o atual cenário, com a pandemia de Covid-19, fez com que sua implementação fosse acelerada, já que muitas pessoas tiveram que desenvolver suas atividades em home office, dentro de suas casas.

O trabalho remoto pode trazer um punhado de benefícios, tanto para o empregador, quanto para o funcionário, porém ele traz alguns desafios – em especial para a TI – quando se trata de comunicação, motivação e produtividade.

Comunicação

Uma boa comunicação é fundamental para o sucesso de um negócio, no entanto, não é tarefa fácil fazer com que pessoas em diferentes locais e situações consigam se comunicar tão bem quanto presencialmente. Por este motivo, é essencial utilizar a tecnologia certa para garantir a comunicação entre equipes com um objetivo comum.

Atualmente, uma das ferramentas mais completas é o Microsoft Teams, utilizado para agendamento de reuniões, mas de grande serventia para a comunicação entre equipes. Nele, é possível criar salas de bate-papo entre colaboradores, equipes e terceiros com possibilidade de interações por voz e vídeo, além de compartilhar arquivos. É possível acessá-lo tanto em Android quanto no iOS.

Como solução de baixo custo para telefonia em nuvem, temos o 3CX, sistema que pode ser hospedado em nuvem, com fácil gerenciamento, que permite que você possa atender seus clientes de qualquer lugar, sem depender de um aparelho telefônico físico, ou seja, pode-se instalar o aplicativo no aparelho móvel ou até mesmo em seu computador, sendo necessário somente o uso de um fone de ouvido com microfone, ou um headset para que seus clientes sejam atendidos com transparência.

Acesso à arquivos

Um dos maiores desafios de se trabalhar remotamente é a infraestrutura que é totalmente diferente, já que as possibilidades de termos os mesmos aparatos são remotas, devido ao fato de não termos o costume de trabalhar desta maneira.

Além deste desafio, para que possamos exercer bem a nossa função, por muitas vezes precisamos ter acesso aos arquivos ou sistemas da empresa, porém como podemos fazer isso?

Atualmente com a evolução da tecnologia, diversas empresas estão aderindo para soluções da própria Microsoft como por exemplo, o Sharepoint ou o Onedrive for Business.

O Sharepoint é parte do Office 365. Nele é possível criar sites, utilizando-os como locais para armazenamento de arquivos e documentos importantes para a sua empresa de forma segura.

Através do Sharepoint, é possível gerenciar o acesso às pastas, dando permissão somente para usuário que realmente devem acessar cada um dos diretórios. Esta solução pode ser utilizada online, via browser, ou integrada com o cliente Onedrive for Business, outra solução da Microsoft que permite manter sincronizados os arquivos do Sharepoint em seu próprio computador, sem a necessidade de abrir o browser.

O Onedrive for Business, além de se integrar com o Sharepoint, possui um armazenamento próprio de 1TB por usuário, na versão paga, há também a versão gratuita com um volume menor, 5GB de armazenamento, o que para alguns usuários é mais do que necessário.

Importante frisar que a versão contida no Office 365 traz camada de segurança e proteção adicional para os dados, permitindo que o documento seja restaurado em caso de exclusão acidental.

Ambas as soluções também possuem aplicativos pra Android e iOS, permitindo que o usuário possa levar os seus arquivos para qualquer lugar com total segurança.

Acesso à sistemas

Outro desafio de TI, inerente à nova realidade do trabalho remoto, é o estabelecimento de acesso à sistemas corporativos. Para tal, é recomendável que o acesso à rede da empresa seja feito por dispositivos de propriedade da organização, para que a equipe de TI tenha o controle total da conexão do dispositivo com a rede local, e tenha melhor gerenciamento de segurança deste equipamento.

Mesmo em dispositivos de propriedade da empresa, é necessário o uso de VPN SSL, que permite que o usuário possa se conectar à empresa para que tenha acesso aos arquivos locais ou o sistema utilizado pela organização, de forma segura e criptografada.

Devido à existência de aplicações legadas, é necessário ter conexões de internet robustas no escritório e na casa do usuário. É comum relatos de lentidão ou até de impossibilidade de uso ao usar um sistema através de VPN.

Como solução a este problema, muitas empresas vêm hospedando e migrando seus sistemas atuais para sistemas baseados em nuvem, desta forma, o uso se torna mais rápido e prático sem necessidade da consagrada VPN, mantendo os mesmos níveis de segurança.

De forma complementar à nuvem, é possível implementar soluções que tragam maior proteção e segurança, com o auxílio de soluções CASB e Azure AD, pode-se dentre outras coisas, habilitar o acesso MFA ou autenticação multifatorial na aplicação, fazendo com que o usuário só conecte ao sistema caso seja autorizado e validado.

Reuniões e aulas online

Diversos professores e alunos apresentam por falta de hábito, dificuldades com aulas remotas. Isso é compreensível devido a ser um novo formato de se trabalhar ou estudar, que passou a ser mais difundido neste momento, devido à pandemia.

Como mencionado anteriormente, a Microsoft possui no mercado a ferramenta Teams, que é um robusto sucessor do Skype for Business, e através dele, é possível gerenciar a equipe e ministrar reuniões, criando-as através do calendário e enviando convites à clientes e alunos.

Para empresas, a Microsoft está disponibilizando de forma gratuita, a licença Office 365 E1, com todo o pacote Office incluso, com a adição do Microsoft Teams.

Para instituições de ensino, a Microsoft oferece a licença Office 365 Education. Nesta licença há de forma gratuita, todo o pacote Office, mais o Microsoft Teams. Além disso, é disponibilizada uma “feature” chamada Microsoft Classroom Tool, que permite que professores possam desenvolver suas aulas e disponibilizá-las para seus alunos.

A Wtsnet é um parceiro credenciado da Microsoft e pode ajudar empresas e escolas a ativar estas licenças. Basta entrar em contato com nossa equipe.

Conclusão

Não há empecilho em trabalhar remotamente, mas existem desafios que devem ser superados com os mencionados neste artigo.

Esta “nova” forma de trabalhar é um novo mundo para grande parte dos colaboradores, e por isso pode ser que existam dificuldades iniciais, que através de ferramentas, incremento de segurança e apoio técnico de administradores de TI, sejam contornadas sem maiores problemas.

Lembramos que a disciplina é fundamental neste caso, pois é necessário ter controle sobre o que deve ser feito no decorrer do dia ou da semana e para isso a comunicação entre as equipes e funcionários é imprescindível, para se manter atento no que está ocorrendo com o setor ou com toda a empresa.